Tema 8. Seleccion y valoracion.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

Los valores de los documentos pueden ser:
-Valor primario: dependen del fin por el cuál han sido creados.
-Valor secundario: utilidad.
-Valor administrativo: plasma la gestión de una actividad determinada.
-Valor legal, jurídico o probatorio.
-Valor histórico o permanente: un documento sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
-Valor intrínseco:depende de valores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos...
-Valor informativo:con fines de referencia e investigación.

CRITERIOS DE VALORACION.

La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.

Los criterios a tener en cuenta son:

1.La jerarquía administrativa y funcional.
2.Los valores primarios: son de carácter administrativo, legal, fiscal y científico.
3.Los valores secundarios. Son de dos tipos:
-Valores testimoniales: : aquéllos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes.

- Valores informativos: contribuyen a la investigación y al estudio.

Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración tres aspectos:

-Exclusividad.
-Forma en como se encuentra.
-Importancia para la investigación y la cultura.

IDENTIFICACION, VALORACION Y SELECCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES.

El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.
El AGA presentara a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración de las series documentales de las Consejerias y propone una plantilla.

1.Identificación.
2.Valoración.
3.Selección.
4.Observaciones.
5.Area de Control.

LA SELECCION.

Determina los plazos de tiempo límite para la conservación o destrucción de un documento a partir de su valor.La selección se produce en dos etapas sucesivas:

Etapa 1. Se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

Etapa 2. Se aplica el método de selección apropiado ya que todos los documentos no tienen el mismo valor.

La selección se realiza en tres grados sucesivos:

1.Depuración de los expedientes en su fase activa.
2.Una primera selección, durante la etapa intermedia y al término del periodo del tramite.
3.Una segunda selección, al término del periodo intermedio.

METODOS DE SELECCION.

-Selección pieza por pieza.
-Selección cualitativa:

1.Intrínseca.
2.Extrínseca: alfabética, cronólogica,topográfica y combinada.

-Selección por muestreo:

1.Muestreo aleatorio.
2.Muestreo sistemático.

CALENDARIO DE DISPOSICION.

Es el resultado final de los trabajos de selección y valoración.En estos calendarios se especifica el destino concedido a cada serie. Deben ser elaborados por una comisión de expertos y aprobados por la administración.
Existen dos tipos:

1.Calendarios de disposición generales: aplicados a series documentales que son comunes en todas las administraciones.
2. Calendarios de disposición especiales: aplicados a las series documentales de una administracion dada.

Los calendarios que cubran a toda la produccion de una administracion se denominan CALENDARIOS INTEGRALES y al contrario CALENDARIOS PARCIALES.

LA ELIMINACION.

Procedimiento por el cual se destruyen los documentos que se hayan determinado.La ejecucion de estas tareas es responsabilidad del archivo intermedio.

¿Qué se hace con la documentación eliminada?

-Se vende como papel para reciclar.
-Se reutiliza.
-Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado.

Problema de los productores.

-Eliminan documentación antes de transferirla al archivo.
-Suelen producir documentos de forma incontrolada.