Tema 6. La gestion de documentos o record management

Las operaciones archivísticas que se llevan a cabo a lo largo del periodo comprendido entre la creación de documentos y su eliminación o tranferencia a otra institución entran dentro de la denominación de " Gestión de documentos".
Los principios del record management son:

-Economia.

-Eficacia.

Estas ventajas podran conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz.
Se han formulado cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano:

-Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.

-Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.

-Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otros subprogramas básicos, como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.

-Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina; sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices, y en la cumplimentación de formularios; utilizan sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en múltiples aplicaciones.

APLICACION A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES.

-Apoyo de una institución de archivos a nivel nacional.
-Análisis de las tradiciones administrativas.
-La gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa de un organismo.
-Buena planificación como base del modelo.
-Respaldo legislativo.
-Análisis de los modelos de gestión de documentos en otros paises.
-Conciencia del papel que tiene que desarrollar el archivero.
-Formación del personal de la Administración.
-Cuadros de clasificación, retencion y disposición.
-Colaboracion de la Administración.
-Normalización terminológica.
-Nuevas tecnologias.

FASES DEL TRATAMIENTO.

1.Fase de creación de los documentos.
2.Fase de mantenimiento y uso de los documentos.
3.Fase de disposición de los documentos.

Los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos son:

1.Cuadro de clasificación: Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa.
2.Calendario de conservación: Se elabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalización del plazo de conservación, la sistematización de la eliminación y la preservación, puesto que fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
3.El inventario:Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

Existen dos grandes modelos de gestión de documentos:

1. El modelo norteamericano.Presenta las siguientes caracteristicas:

-Esta inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición.
-EEUU Y Quebec han desarrollado de distinta manera la gestión de documentos.

Modelo de EEUU:

-Factor rentabilidad sobre el concepto de patrimonio cultural.
-La práctica es la base para la formulación de los Principios Teóricos.
-Las agencias federales hacen frente al problema causado en las fases de creación, mantenimiento y uso.
-El interés de las agencias por la gestión cotidiana de los documentos
-El interés de la institución de archivos por la preservación de la documentación con valor histórico.
-Se crean los Records Centers y los Records Schedules.
-Racionalizar el proceso de gestión de los documentos.
-El organismo responsable del control del ciclo de vida es el NARA.
-Desigualdad en el tratamiento de los documentos por las distintas administraciones.
-La gestión de documentos se desarrolla fuertemente en el sector privado.
-La gestión de documentos ha evolucionado hacia la Information Resources Management.
-En este concepto participan bibliotecarios, documentalistas e informaticos.
-Respaldado por la CIA y UNESCO.

Modelo de Quebec:

-A partir de los 80 se desarrollan las principales leyes: Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Públicos y de Protección de las Informaciones Personales (1982), Ley sobre los Archivos (1983) y Ley sobre la Prueba Fotográfica de los Documentos (1984).
-Distintos modelos de gestión entre el Quebec francofono y el anglofono.
-Bien definido a nivel legislativo.
-Los Archivos Nacionales controlan el ciclo de vida de los documentos.
-Aparece un nuevo profesional dentro de la Administración: el gestionnaire.
- El conservador (archivero) participa en la fase activa de la documentación.
-La importancia que se le otorga al cuadro de clasificación, inventario y al calendario de conservación ha dado lugar a un debate:
El que prioriza las necesidades de la administración y el que prioriza la la protección de documentos con valor histórico.
-Politica de gestión de documentos semiactivos.

2. El modelo europeo: Hablaremos de la gestion de documentos en España.

-En la administración española no existe gran diferencia entre los profesionales de los archivos y de la gestión de los documentos.

LA GESTION DE DOCUMENTOS EN EL AMBITO ESTATAL.

-La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización:
-Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.
Este plan engloba:
-El Reglamento de Archivos del estado.
-Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales
El Plan supone:
-La identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
-A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.