Tema 7. La Gestion de Documentos. Normativa.

La norma ISO 15489 es la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos. Su objetivo es garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar los documentos de archivo que necesita.Consta de dos partes:

1. ISO 15489- 1:2001: guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.ISO 15489-2:2001: Informe técnico que proporciona una metodologia para su implantación.Se basa en gran medida en la metodologia DIRKS.

Las dos partes se aplican a los documentos en cualquier formato o soporte.

METODOLOGIA ISO 15489.

PASO A: Investigacion preliminar.

El objetivo principal es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización, es decir, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y los principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos.
Nos proporciona conocimiento de nuestra organización, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra organización y una base para definir el alcance de nuestro proyecto.

Consta de las siguientes tareas:

1.Determinar el alcance de la investigacion: identificar el marco legal, miembros internos y externos, normas comerciales, sociales y éticas, tipo de trabajo, cultura corporativa y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

2.Recoger infomación desde fuentes documentales y entrevistas. Las fuentes documentales pueden ser:

-Internas: pagina web, informes anuales, planes corporativos y políticas y procedimientos internos.

-Externas: legislación sobre la gestión de documentos, legislación sobre las funciones administrativas, regulaciones y directrices que afecten a la organización, informes y normas.

El proceso a seguir para realizar una entrevista es:

-Determinar a quien vamos a entrevistar.
-Organizar la entrevista.
-Preparar las cuestiones.
-Conducir la entrevista.
-Redactar notas.

3.Documentar nuestra investigación.

4. Preparar un informe.

El informe debe recoger los principales resultados de la investigación preliminar y desarrollar recomendaciones.


PASO B: Análisis de la actividad de la organización.

El objetivo de este paso es establecer un modelo o repesentación de las actividades llevadas a cabo en la organización.Para ello existen dos tipos de análisis: análisis jerárquico/funcional y análisis de procesos.
Consta de las sisguientes etapas:

Etapa 1. Recoger información de fuentes documentales y entrevistas.
Etapa 2. Identificar y documentar cada función, actividad o transaccion.
Etapa 3.Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organizacion y el mapa de procesos de la misma.


PASO C. Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.

El objetivo principal es el establecimiento de los requerimientos de una organización garantizando y guardando la la evidencia de sus actividades.
Existen dos tipos de requerimientos: externos e internos.
Consta de las siguientes etapas:

Etapa 1. Analizar fuentes de información relevantes.
Etapa 2.Identificación de requerimientos legales/normativos, operacionales y sociales.
Etapa 3. Documentar los requerimientos identificados.

PASO D. Evaluación de los sistemas existentes.

El objetivo principal es comprobar si nuestra organización posee algun sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de informacion que proporcione evidencia de sus transacciones.
Consta de las siguientes etapas:

Etapa 1. Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.
Etapa 2. Analizar los sistemas existentes.
Etapa 3. Preparar un informe como resultado de identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.

PASO E. Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Se pretende identificar cuáles serian las políticas, prácticas, normas, etc, que deberia adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior ( Paso D) y asi poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el Paso C.
Consta de los siguientes pasos:

Paso 1. Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos. Cuatro enfoques: enfoque basado en políticas, enfoque basado en el diseño, enfoque de implementación específica y enfoque de desarrollo e implementación de normas.
Paso 2. Identificar las estrategias mas adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
Paso 3. Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
Paso 4. Adoptar la estrategia mas adecuada.

PASO F. Diseño de un sistema de gestión de documentos.
Comparar los elementos de diseño con los requerimientos de gestión , preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades.

PASO G. Implementación del sistema de gestión de documentos.
Es una tarea compleja con alta responsabilidad e inversión económica.

PASO H. Revisión porterior e implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo
Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas. La revisión se realizará de forma periódica y sera necesario que se lleven a cabo periodicamente los pasos del C al H.