El mundo en el que vivimos ha experimentado cambios importantes para la archivistica a los largo de su historia: la aparición de la imprenta, la Segunda Guerra Mundial, la aparición de las tecnologías de la información…Estos cambios han afectado al tratamiento de los documentos, por lo que los profesionales de los archivos han tenido que cambiar sus métodos tradicionales de gestión de documentos para hacer frente a estos cambios.
El ultimo y uno de los mas impactantes es la aparición de las tecnologías 2.0, que han supuesto una autentica revolución para nuestro campo. El termino 2.0 esta asociado a un fenómeno social basado en la interacción que se logra a partir de diferentes aplicaciones Web, que facilitan compartir información. Entre las aplicaciones Web se encuentran las redes sociales, blogs, wikis, folcsonomias, etc.
El uso de las tecnologías 2.0 se esta extendiendo rápidamente a todos los sectores de la sociedad alcanzando también, aunque aun tímidamente, al sector de la administración publica. Podemos encontrar que muchos ayuntamientos tienen un perfil en Facebook, Twitter o Myspace, e incluso blogs.
Pienso que la 2.0 debería extenderse a todos los sectores de la administración y también a nuestro campo, el de la archivistica. Como había mencionado antes el uso de la 2.0 facilita la comunicación entre usuarios y el compartir información. Esto tiene una serie de utilidades tanto para el archivo como para los profesionales del archivo, como son: la promoción de la imagen de los archivos, captación de nuevos usuarios, formación de los profesionales y usuarios, comunicación y establecimiento de relaciones con los usuarios. La tecnología 2.0 se usa como una herramienta de colaboración con la que los profesionales del archivo pueden intercambiar información, documentos o futuros proyectos, y como herramienta de gestión del conocimiento.
Aun así se plantea un inconveniente para nosotros, y es que en la aplicación de las tecnologías 2.0 y las tecnologías de la información, se podría prescindir de intermediarios, ya que ellas median por si solas y sin ninguna frontera. Por lo que es probable que no se necesite a los profesionales de la información, que actuamos como intermediarios entre la información y el usuario. Aun así es un futuro incierto para nosotros.
Eso si, nosotros los estudiantes, los futuros profesionales de archivo, somos los que hemos crecido con las tecnologías 2.0 y pienso que es nuestra labor el implementarlas en los archivos y hacerlos mas accesibles a todo el mundo a través de la 2.0.
Simulacion del proceso administrativo.
Una vez que el proceso administrativo esta descrito y he señalado los documentos que son fruto de este proceso, voy a proceder a realizar la simulación en twitter.Cada documento será representado en un tweet, que ira acompañado de un hastag.El hastag que voy a utilizar para el procedimiento es #becaministerio.
Procedimiento Administrativo.
Solicitud y Resolucion de la Beca de carácter general y de movilidad para estudiantes universitarios del Ministerio de Educación.La convocatoria oficial se encuentra en el siguiente enlace:
http://www.boe.es/boe/dias/2009/07/15/pdfs/BOE-A-2009-11785.pdf
SOLICITUD.
La solicitud se deberá cumplimentar en el modelo que aparece en la página web del Ministerio de Educación. Una vez cumplimentada en todos sus apartados, deberá imprimirse del fichero pdf y presentarla con la firma del solicitante y demás miembros computables de la familia. La solicitud se deberá entregar en la secretaria de la Universidad donde se encuentre matriculado el solicitante.
Junto con la solicitud impresa del fichero pdf aportarán, en su caso, los siguientes documentos acreditativos:
a) Documentación acreditativa de que concurre en el solicitante de alguna de las circunstancias que dan derecho a deducciones en la renta familiar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Orden.
b) Documentación acreditativa de la independencia familiar y económica.
c) Documentación acreditativa de que en el solicitante concurre una discapacidad reconocida igual o superior al 65 por ciento a 31 de diciembre de 2008.
SELECCION.
Para el estudio de las solicitudes presentadas y selección de posibles becarios/as, se constituirá un órgano colegiado de selección de becarios.
Este órgano se encarga de revisar que los solicitantes cumplen los requisitos económicos y académicos.
RESOLUCIÓN Y PUBLICACIÓN.
La Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones elaborará una base de datos con los solicitantes que, por reunir también los requisitos económicos, tengan derecho a la beca incluyendo los componentes adjudicados. Esta base de datos contendrá, además, la información que sea necesaria para identificar el órgano de selección proponente.
La Dirección General de Formación y Orientación Universitaria, por delegación del Secretario General de Universidades, dictará la resolución de la convocatoria y ordenará la publicación de la relación definitiva de los solicitantes a quienes se concede la beca.
Los listados de becarios se harán públicos en la tablón de anuncios de la Universidad. Asi mismo, también se enviará a cada solicitante la resolución de la beca via email.
Los alumnos a quienes se les haya denegado la beca podrán presentar un recurso.
LOS DOCUMENTOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS PROCEDIMIENTOS SON:
*Solicitud: datos personales del alumno, de la unidad familiar y datos bancarios.
*Documento acreditativo de la renta familiar.
*Documento acreditativo del patrimonio familiar.
*Matricula del alumno del curso actual: copia del impreso de matricula con el numero de créditos matriculados.
*Matricula del alumno del año anterior: copia del impreso de matricula con el numero de créditos matriculados del curso anterior.
*Expediente académico: copia del expediente académico del alumno expedida por la Universidad. Se revisara para los alumnos que realicen el primero curso de un master oficial y deben acreditar una nota media de 6.
También se revisara para los alumnos de primer y segundo ciclo. Para la concesión de la beca deberán haber aprobado el curso anterior el 60% de los créditos en enseñanzas técnicas y el 80% de los créditos en las demás enseñanzas. Exceptuando los de nuevo ingreso.
*Discapacidad: certificado del grado de discapacidad del alumno (en el caso que lo tuviera)
*Documentación acreditativa de la independencia familiar y económica.
*Acta de la comisión de selección.
*Documento de trámite de audiencia
*Comunicación de la Junta de Andalucía al Ministerio sobre la cuantía de las becas adjudicadas.
*Resolución de la convocatoria.
*Relación de solicitantes.
*Orden de pago.
*Solicitud por parte de la Universidad para que se realice el pago de los precios de matricula de los alumnos becarios.
*Certificado de la comisión de selección.
*Credenciales de becario:
a) Los datos de identificación del titular de la credencial.
b) La referencia expresa al Real Decreto 1721/2007, de 21 de diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizadas.
c) Texto en el que se comunique al/la titular su selección como becario.
d) Determinación de lo/s componente/s de la beca concedida y su cuantía en euros.
e) Información sobre el procedimiento y plazos de posible formulación de alegaciones.
f) Información sobre la beca de matrícula, en los términos previstos en esta convocatoria.
g) Indicaciones precisas sobre el procedimiento para hacer efectivo el importe de la beca.
*Recurso de reposición.
http://www.boe.es/boe/dias/2009/07/15/pdfs/BOE-A-2009-11785.pdf
SOLICITUD.
La solicitud se deberá cumplimentar en el modelo que aparece en la página web del Ministerio de Educación. Una vez cumplimentada en todos sus apartados, deberá imprimirse del fichero pdf y presentarla con la firma del solicitante y demás miembros computables de la familia. La solicitud se deberá entregar en la secretaria de la Universidad donde se encuentre matriculado el solicitante.
Junto con la solicitud impresa del fichero pdf aportarán, en su caso, los siguientes documentos acreditativos:
a) Documentación acreditativa de que concurre en el solicitante de alguna de las circunstancias que dan derecho a deducciones en la renta familiar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Orden.
b) Documentación acreditativa de la independencia familiar y económica.
c) Documentación acreditativa de que en el solicitante concurre una discapacidad reconocida igual o superior al 65 por ciento a 31 de diciembre de 2008.
SELECCION.
Para el estudio de las solicitudes presentadas y selección de posibles becarios/as, se constituirá un órgano colegiado de selección de becarios.
Este órgano se encarga de revisar que los solicitantes cumplen los requisitos económicos y académicos.
RESOLUCIÓN Y PUBLICACIÓN.
La Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones elaborará una base de datos con los solicitantes que, por reunir también los requisitos económicos, tengan derecho a la beca incluyendo los componentes adjudicados. Esta base de datos contendrá, además, la información que sea necesaria para identificar el órgano de selección proponente.
La Dirección General de Formación y Orientación Universitaria, por delegación del Secretario General de Universidades, dictará la resolución de la convocatoria y ordenará la publicación de la relación definitiva de los solicitantes a quienes se concede la beca.
Los listados de becarios se harán públicos en la tablón de anuncios de la Universidad. Asi mismo, también se enviará a cada solicitante la resolución de la beca via email.
Los alumnos a quienes se les haya denegado la beca podrán presentar un recurso.
LOS DOCUMENTOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS PROCEDIMIENTOS SON:
*Solicitud: datos personales del alumno, de la unidad familiar y datos bancarios.
*Documento acreditativo de la renta familiar.
*Documento acreditativo del patrimonio familiar.
*Matricula del alumno del curso actual: copia del impreso de matricula con el numero de créditos matriculados.
*Matricula del alumno del año anterior: copia del impreso de matricula con el numero de créditos matriculados del curso anterior.
*Expediente académico: copia del expediente académico del alumno expedida por la Universidad. Se revisara para los alumnos que realicen el primero curso de un master oficial y deben acreditar una nota media de 6.
También se revisara para los alumnos de primer y segundo ciclo. Para la concesión de la beca deberán haber aprobado el curso anterior el 60% de los créditos en enseñanzas técnicas y el 80% de los créditos en las demás enseñanzas. Exceptuando los de nuevo ingreso.
*Discapacidad: certificado del grado de discapacidad del alumno (en el caso que lo tuviera)
*Documentación acreditativa de la independencia familiar y económica.
*Acta de la comisión de selección.
*Documento de trámite de audiencia
*Comunicación de la Junta de Andalucía al Ministerio sobre la cuantía de las becas adjudicadas.
*Resolución de la convocatoria.
*Relación de solicitantes.
*Orden de pago.
*Solicitud por parte de la Universidad para que se realice el pago de los precios de matricula de los alumnos becarios.
*Certificado de la comisión de selección.
*Credenciales de becario:
a) Los datos de identificación del titular de la credencial.
b) La referencia expresa al Real Decreto 1721/2007, de 21 de diciembre, por el que se establece el régimen de las becas y ayudas al estudio personalizadas.
c) Texto en el que se comunique al/la titular su selección como becario.
d) Determinación de lo/s componente/s de la beca concedida y su cuantía en euros.
e) Información sobre el procedimiento y plazos de posible formulación de alegaciones.
f) Información sobre la beca de matrícula, en los términos previstos en esta convocatoria.
g) Indicaciones precisas sobre el procedimiento para hacer efectivo el importe de la beca.
*Recurso de reposición.
Tema 12. Estudios de usuarios de archivo.
ESTUDIOS DE USUARIO.
Son las herramientas de planificación , análisis y evaluación, aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer como funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información de sus investigaciones.
Sirven: para conocer las necesidades de información del usuario, evaluar los recursos humanos , documentales y tecnológicos de los centros de información, medir la eficacia de estos centros, conocer la estructura de los colectivos de investigadores y realización de cursos de formación de usuarios.
Los indicadores que se pueden utilizar son:
-Indicadores biográficos: quienes son los usuarios.
-Indicadores bibliográficos: materias documentales que se consumen y las areas de mayor interés.
¿Cómo recoger los datos?
Mediante :
*Métodos directos.
- Encuesta por correo: facilidad de uso y bajo coste; bajo porcentaje de respuesta.
Hay que realizar un buen diseño de cuestionario. Los tipos de preguntas que podemos encontrar son abiertas o cerradas.
Tipos de cuestionarios: estructurados, no estructurados y semiestructurado.
-Entrevistas personales: alta tasa de respuesta, importantes recursos económicos, dificil aplicación en areas geográficas dispersas...
*Métodos indirectos.
-Análisis de las peticiones de documentos: analizar las peticiones de préstamo o consulta en sala, y las peticiones de fotocopias de los documentos.
El análisis de los datos sera una análisis estadístico descriptivo.
Son las herramientas de planificación , análisis y evaluación, aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer como funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información de sus investigaciones.
Sirven: para conocer las necesidades de información del usuario, evaluar los recursos humanos , documentales y tecnológicos de los centros de información, medir la eficacia de estos centros, conocer la estructura de los colectivos de investigadores y realización de cursos de formación de usuarios.
Los indicadores que se pueden utilizar son:
-Indicadores biográficos: quienes son los usuarios.
-Indicadores bibliográficos: materias documentales que se consumen y las areas de mayor interés.
¿Cómo recoger los datos?
Mediante :
*Métodos directos.
- Encuesta por correo: facilidad de uso y bajo coste; bajo porcentaje de respuesta.
Hay que realizar un buen diseño de cuestionario. Los tipos de preguntas que podemos encontrar son abiertas o cerradas.
Tipos de cuestionarios: estructurados, no estructurados y semiestructurado.
-Entrevistas personales: alta tasa de respuesta, importantes recursos económicos, dificil aplicación en areas geográficas dispersas...
*Métodos indirectos.
-Análisis de las peticiones de documentos: analizar las peticiones de préstamo o consulta en sala, y las peticiones de fotocopias de los documentos.
El análisis de los datos sera una análisis estadístico descriptivo.
Tema 11. El Desarrollo Normativo: la descripción de documentos en la actualidad.
El proceso normalizador consta de las siguientes fases:
-Estudio previo.
-Simplificación.
-Consenso.
-Aplicación generalizada.
La normalización de la archivística afecta a la gestión documental, a la administración de los archivos y al tratamiento de los documentos.
EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE EEUU.
En los años 80 Steven Hensen elabora un manual que permite describir cualquier tipo de documento de archivo y que destaque los aspectos de la descripción bibliográfica.
En 1983 aparece la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts.La obra se divide en dos partes:
-Descripción: presenta la misma estrutura que las AACR 2 con 7 áreas.
-Puntos de acceso.
Un capítulo se dedica al USMARC AMC. El USMARC AMC está integrado por tres tipos de datos: estructura, identificadores de contenido y contenido.Presenta algunas modificaciones: eliminación de campos innecesarios, adaptación de campos a las necesidades de la archivística y creación de nuevos campos.
EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.
En el caso de Gran Bretaña el hecho más importante es la publicación del Manual of Archival Description (MAD).Está dividido en 5 partes:
1.Introducción.
2.Elementos y estructura de la descripción archivística.
3.Formatos de descripción recomendados.
4.Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5.Recomendaciones.
Los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores:
1.Sector de descripción archivística: área de mención de identidad, área de historia administrativa y custodia, área de contenido y carácter y área de acceso,publicación y referencia.
2.Sector de información de gestión: área de información de control administrativo, área de control de proceso y área de conservación.
En el caso de Canadá se publican las Reglas para la descripción de documentos de archivo (RDDA).
LA NORMA ISAD (G).
Se crea para unificar las diferentes prácticas descriptivas de cada pais.Fueron dictadas por la Comunidad Archivística Mundial (CIA).
Desarrollo:
-Reunión de expertos en Ottawa (1988): fijal las bases generales.
-Reuniones de Paris y Wroclaw (1989-1990):creación de un grupo de trabajo y centro coordinador.
-Reunión Horhr-Grenzhausen (1990): sesión de la comisión AD HOC.
-Reunión Madrid (1992): aprobacion versión definitiva.
-Congreso de Montreal (1992): foro de debate.
-Reunión de Estocolmo (1993): modificaciones al borrador.
-En 1999 se aprueba la 2ª Edición de la norma presentandose en Sevilla (2000).
LA DESCRIPCION MULTINIVEL.
Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y de sus partes componentes.Tiene dos grados de aplicación:
-Primero: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción.
-Segundo: relacionar jerarquicamente las descripciones del grado anterior.
La ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.
LAS REGLAS DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL.
Reglas para su correcta aplicación:
-Reglas de descripción de lo general a lo particular.
-Reglas de información pertinente para el nivel de descripción.
-Reglas de vinculación de las descripciones.
-Reglas de no repetición de la información.
ESTRUCTURA DE LA ISAD (G)
1.Área de mención de identidad.
2.Área de contexto.
3.Área de contenido y estructura.
4.Área de condiciones de acceso y utilización.
5.Área de materiales relacionados.
6.Área de notas.
7.Áreas de control de la descripción.
EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.
La finalidad del control de autoridades es permitir el control de los puntos de acceso ( ficheros de autoridades) , actuar como sistema de referencia de la información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.
LA NORMA ISAAR (CPF).
El objetivo principal es brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en laa descripciones de los documentos de archivo.
Comprende dos aspectos fundamentales:
-La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivo.
-La normalización de todos los atributos necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.
Estructura:
1.Área de control de autoridad.
2.Área de información.
3.Área de notas.
LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA CODIFICADA: EAD.
Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de intrumentos de descripción en un entorno electrónico.
La norma EAD determina los tipos de elementos utilizables y los atributos que puede tener asociados y especifica su contenido.
La EAD establece 145 elementos del tipo:
-Descripción.
-Cracterísticas generales.
-Puntos de acceso.
-Enlaces.
Tambien incorpora una serie de atributos ( forma de incorporar características a los elementos) , que son en su mayoria opcionales, pero los hay obligatorios como el elemento descripción archivistico.
Un documento EAD se compone de tres partes principales:
-Cabecera.
-Información preliminar.
-Instrumento de descripción: descripción archivística y información descriptiva complementaria.
-Estudio previo.
-Simplificación.
-Consenso.
-Aplicación generalizada.
La normalización de la archivística afecta a la gestión documental, a la administración de los archivos y al tratamiento de los documentos.
EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE EEUU.
En los años 80 Steven Hensen elabora un manual que permite describir cualquier tipo de documento de archivo y que destaque los aspectos de la descripción bibliográfica.
En 1983 aparece la primera edición de Archives, Personal Papers and Manuscripts.La obra se divide en dos partes:
-Descripción: presenta la misma estrutura que las AACR 2 con 7 áreas.
-Puntos de acceso.
Un capítulo se dedica al USMARC AMC. El USMARC AMC está integrado por tres tipos de datos: estructura, identificadores de contenido y contenido.Presenta algunas modificaciones: eliminación de campos innecesarios, adaptación de campos a las necesidades de la archivística y creación de nuevos campos.
EVOLUCION DE LAS NORMAS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA: EL CASO DE GRAN BRETAÑA.
En el caso de Gran Bretaña el hecho más importante es la publicación del Manual of Archival Description (MAD).Está dividido en 5 partes:
1.Introducción.
2.Elementos y estructura de la descripción archivística.
3.Formatos de descripción recomendados.
4.Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.
5.Recomendaciones.
Los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores:
1.Sector de descripción archivística: área de mención de identidad, área de historia administrativa y custodia, área de contenido y carácter y área de acceso,publicación y referencia.
2.Sector de información de gestión: área de información de control administrativo, área de control de proceso y área de conservación.
En el caso de Canadá se publican las Reglas para la descripción de documentos de archivo (RDDA).
LA NORMA ISAD (G).
Se crea para unificar las diferentes prácticas descriptivas de cada pais.Fueron dictadas por la Comunidad Archivística Mundial (CIA).
Desarrollo:
-Reunión de expertos en Ottawa (1988): fijal las bases generales.
-Reuniones de Paris y Wroclaw (1989-1990):creación de un grupo de trabajo y centro coordinador.
-Reunión Horhr-Grenzhausen (1990): sesión de la comisión AD HOC.
-Reunión Madrid (1992): aprobacion versión definitiva.
-Congreso de Montreal (1992): foro de debate.
-Reunión de Estocolmo (1993): modificaciones al borrador.
-En 1999 se aprueba la 2ª Edición de la norma presentandose en Sevilla (2000).
LA DESCRIPCION MULTINIVEL.
Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y de sus partes componentes.Tiene dos grados de aplicación:
-Primero: a cada nivel de clasificación le corresponde un nivel de descripción.
-Segundo: relacionar jerarquicamente las descripciones del grado anterior.
La ISAD (G) establece 5 niveles de descripción: nivel de fondo, nivel de subfondo, nivel de serie, nivel de expediente y nivel de unidad documental.
LAS REGLAS DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL.
Reglas para su correcta aplicación:
-Reglas de descripción de lo general a lo particular.
-Reglas de información pertinente para el nivel de descripción.
-Reglas de vinculación de las descripciones.
-Reglas de no repetición de la información.
ESTRUCTURA DE LA ISAD (G)
1.Área de mención de identidad.
2.Área de contexto.
3.Área de contenido y estructura.
4.Área de condiciones de acceso y utilización.
5.Área de materiales relacionados.
6.Área de notas.
7.Áreas de control de la descripción.
EL CONTROL DE AUTORIDADES EN ARCHIVOS.
La finalidad del control de autoridades es permitir el control de los puntos de acceso ( ficheros de autoridades) , actuar como sistema de referencia de la información y facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental.
LA NORMA ISAAR (CPF).
El objetivo principal es brindar reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en laa descripciones de los documentos de archivo.
Comprende dos aspectos fundamentales:
-La normalización de la forma de los nombres de los productores de archivo.
-La normalización de todos los atributos necesarios para comprender el contexto de producción de cada documento.
Estructura:
1.Área de control de autoridad.
2.Área de información.
3.Área de notas.
LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA CODIFICADA: EAD.
Su objetivo es facilitar la búsqueda y visualización de intrumentos de descripción en un entorno electrónico.
La norma EAD determina los tipos de elementos utilizables y los atributos que puede tener asociados y especifica su contenido.
La EAD establece 145 elementos del tipo:
-Descripción.
-Cracterísticas generales.
-Puntos de acceso.
-Enlaces.
Tambien incorpora una serie de atributos ( forma de incorporar características a los elementos) , que son en su mayoria opcionales, pero los hay obligatorios como el elemento descripción archivistico.
Un documento EAD se compone de tres partes principales:
-Cabecera.
-Información preliminar.
-Instrumento de descripción: descripción archivística y información descriptiva complementaria.
Tema 10. Organización y descripción.
APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL ORDEN ORIGINAL Y RESPETO AL ORIGEN A LOS FONDOS DE ARCHIVO.
Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden que fueron creados. El archivo es el reflejo de la institución que lo ha creado, y para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la organización del fondo.
El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para la clasificación como para la descripción de los fondos.
De acuerdo con estos principios las tareas de un archivo son:
1.Clasificar los fondos.
2.Ordenar los documentos dentro de una serie documental.
3.Elaborar un cuadro de clasificación.
TIPOS DOCUMENTALES.
Segun el Manual de Documentos Administrativos podemos clasificar los documentos en cinco bloques:
1.Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
2.Documentos de transmisión: comunicaciones, publicaciones y notificaciones.
3.Documentos de constancia: actas, certificados.
4.Documentos de juicio: informes.
5.Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES.
1.Los expedientes.
Se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictamenes, decretos,acuerdos, notificaciones y demas diligencias que deban integrarlosy sus hojas útiles seran rubricadas y foliadas.
Partes del expediente.
-Los documentos: se clasifican por su tradición y por su contenido.
-Carpetilla o guarda exterior.
-Extracto o resumen.
-Relación de contenido.
La tramitación del expediente consta de las siguientes partes:
1.Iniciación.Los procedimientos pueden realizarse por oficio o solicitud.
2.Procedimiento.
3.Finalización: Resolución,desistimiento, renuncia o caducidad.
4.Ejecución.
El expediente se ordena: en primer lugar ira el documento que ha dado lugar al expediente y despues los documentos que se vayan produciendo.
2. Series Documentales.
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma o procedimiento.
Clasificación.
Consiste en agrupar jerarquicamente los documentos estableciendo agregados o clases.
Los criterios de clasificación son:
-Clasificación funcional.
-Clasificación organica.
-Clasificación por materias.
El sistema de clasificación debe de ser lo mas estable posible y objetivo.
CUADROS DE CLASIFICACION.
Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización.Se basa en dos principios: jerarquía y identificación general.
ORDENACION FISICA.
Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos y fijar una situación dentro de las instalaciones.
Criterios de ordenación.
-Ordenación cronológica.
-Ordenación alfabética.
-Ordenación por conceptos.
LA DESCRIPCION DEL MATERIAL DE ARCHIVO.
El propósito de la descripción es hacer accesible al usuario los fondos de los archivos por medio de representaciones de los fondos.
Instrumentos de descripción:Se trata de un conjunto de procedimientos y herramientas para llevar a cabo la descripción documental.
1. Las guias: informan sobre los fondos,describe las agrupaciones documentales y facilita informacion auxiliar.
Tipos:
-Censo-Guia: informa de un gran número de archivos.
-Guia de fuentes:recopila fuentes sobre un tema o area geográfica.
-Guia orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guia de archivo: informa sobre un archivo y sus fondos.
2.Inventario: describe las series documentales segun la disposición del cuadro de clasificación.
Tipos:
-Inventario Somero: descripción de grandes volumenes.
-Inventario analitico: describe los fondos con mayor profundidad.
3.Catalogo: descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.
Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden que fueron creados. El archivo es el reflejo de la institución que lo ha creado, y para lograrlo existen dos vías: la historia de la entidad y la organización del fondo.
El respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para la clasificación como para la descripción de los fondos.
De acuerdo con estos principios las tareas de un archivo son:
1.Clasificar los fondos.
2.Ordenar los documentos dentro de una serie documental.
3.Elaborar un cuadro de clasificación.
TIPOS DOCUMENTALES.
Segun el Manual de Documentos Administrativos podemos clasificar los documentos en cinco bloques:
1.Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
2.Documentos de transmisión: comunicaciones, publicaciones y notificaciones.
3.Documentos de constancia: actas, certificados.
4.Documentos de juicio: informes.
5.Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES.
1.Los expedientes.
Se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictamenes, decretos,acuerdos, notificaciones y demas diligencias que deban integrarlosy sus hojas útiles seran rubricadas y foliadas.
Partes del expediente.
-Los documentos: se clasifican por su tradición y por su contenido.
-Carpetilla o guarda exterior.
-Extracto o resumen.
-Relación de contenido.
La tramitación del expediente consta de las siguientes partes:
1.Iniciación.Los procedimientos pueden realizarse por oficio o solicitud.
2.Procedimiento.
3.Finalización: Resolución,desistimiento, renuncia o caducidad.
4.Ejecución.
El expediente se ordena: en primer lugar ira el documento que ha dado lugar al expediente y despues los documentos que se vayan produciendo.
2. Series Documentales.
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma o procedimiento.
Clasificación.
Consiste en agrupar jerarquicamente los documentos estableciendo agregados o clases.
Los criterios de clasificación son:
-Clasificación funcional.
-Clasificación organica.
-Clasificación por materias.
El sistema de clasificación debe de ser lo mas estable posible y objetivo.
CUADROS DE CLASIFICACION.
Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización.Se basa en dos principios: jerarquía y identificación general.
ORDENACION FISICA.
Consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos y fijar una situación dentro de las instalaciones.
Criterios de ordenación.
-Ordenación cronológica.
-Ordenación alfabética.
-Ordenación por conceptos.
LA DESCRIPCION DEL MATERIAL DE ARCHIVO.
El propósito de la descripción es hacer accesible al usuario los fondos de los archivos por medio de representaciones de los fondos.
Instrumentos de descripción:Se trata de un conjunto de procedimientos y herramientas para llevar a cabo la descripción documental.
1. Las guias: informan sobre los fondos,describe las agrupaciones documentales y facilita informacion auxiliar.
Tipos:
-Censo-Guia: informa de un gran número de archivos.
-Guia de fuentes:recopila fuentes sobre un tema o area geográfica.
-Guia orgánica: informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guia de archivo: informa sobre un archivo y sus fondos.
2.Inventario: describe las series documentales segun la disposición del cuadro de clasificación.
Tipos:
-Inventario Somero: descripción de grandes volumenes.
-Inventario analitico: describe los fondos con mayor profundidad.
3.Catalogo: descripción individualizada y exhaustiva de cada documento.
Tema 9. Retención y conservación.
El archivo, desde un punto de vista arquitectónico es un edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios.
El emplazamiento del archivo tiene que ser tan cerca como sea posible de sus usuarios; buscar la seguridad y considerar tanto el coste como la disponibilidad del terreno.
La situación ideal seria en un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en dos centros: un archivo principal en un lugar céntrico y los anexos situados en la periferia.
Características arquitectónicas:
-Hormigón armado.
-La madera se trata con productos insecticidas e ignifugos.
-Los cerramientos al exterior seran de piedra o ladrillo.
-Cubiertas inclinadas.
-Bajantes en el exterior.
-Eliminacion de barreras arquitectónicas para los minusválidos.
DEPENDENCIAS.
A.Área reservada.
1.Depósitos documentales.
2.Área de trabajo.
3.Dependencias sirvientes.
B.Área privada.
1.Administración.
2.Cuartos de instalaciones.
3.Dependencias sirvientes.
C.Área pública.
1.Recepción.
2.Reunión: salon de actos, exposiciones...
3.Dependencias sirvientes.
EL DEPÓSITO.
-Es el espacio mas importante dentro del archivo, porque es donde se encuentran los documentos.
-Debe ocupar el sitio mas alto del edificio.
-No debe situarse bajo la cubierta del techo.
-No debe situarse en los sotanos.
-Su ubicación ideal sería en la primera planta al lado del suelo y lejos de la cubierta del edificio.
-Las medidas deberán estar en los 200-250 metros cuadrados.
-La altura no debe rebasar los 2,50 metros.
-Aislados del resto de dependencias.
-Fuerte resistencia mecánica.
-Suelos de hormigón.
-Provistos de puertas metalicas cortafuegos.
CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD.
Los factores que hay que tener en cuenta en la conservación de los documentos son:
1.Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
El exceso de humedad es uno de los principales problemas y se controla mediante la instalación de aire acondicionado y aparatos deshumificadores.
La luz solar es otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan el papel y la tinta. Se previene evitando los grandes ventanales y orientando el depósito hacia el sur.
2. El polvo y la contaminación.
Instalación de aire acondicionado y limpieza del depósito.
3. El fuego.
Materiales incombustibles, vias de evacuación, sistemas de extinción...
4. Los factores biológicos.
Limpiar el depósito, desinfectar con insecticidas, controlar la humedad...
5.La instalacion eléctrica y de seguridad.
Sistemas de protección de robo, tomas de electricidad con cubiertas de seguridad...
EL MOBILIARIO.
Tiene que cumplir una serie de características: solidez, buen acabado físico,buan acabado químico, buena ventilación y comodidad.
El mobiliario se puede dividir en tres sistemas:
1.Mobiliario horizontal: cajoneras.
2.Mobiliario vertical: estanterias fijas, compactus, archivadores verticales, mamparas múltiples,portaplanos horizontales.
3.Mobiliario para documentos enrollados.
UNIDADES DE INSTALACION/SISTEMAS DE PROTECCION INDIVIDUAL.
-Enrollado: conservación y porterior almacenaje de documentos de gran formato.
-Carpetas: es el sistema de protección clásico, válido para la conservación de documentos pero incómodo para su consulta.
-Carpetas con ventana-paspartu:indicadas para documentos de pequeño y medio formato y recomendables para los documentos que se van a exponer frecuentemente.
-Legajo: consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, los documentos se depositan dentro.
-Sobres y camisas:protección individual.
-Cajas de protección para libros y documentos:para libros con encuadernación rica en materiales y trabajo artesanal.
El emplazamiento del archivo tiene que ser tan cerca como sea posible de sus usuarios; buscar la seguridad y considerar tanto el coste como la disponibilidad del terreno.
La situación ideal seria en un emplazamiento suburbano y un desdoblamiento en dos centros: un archivo principal en un lugar céntrico y los anexos situados en la periferia.
Características arquitectónicas:
-Hormigón armado.
-La madera se trata con productos insecticidas e ignifugos.
-Los cerramientos al exterior seran de piedra o ladrillo.
-Cubiertas inclinadas.
-Bajantes en el exterior.
-Eliminacion de barreras arquitectónicas para los minusválidos.
DEPENDENCIAS.
A.Área reservada.
1.Depósitos documentales.
2.Área de trabajo.
3.Dependencias sirvientes.
B.Área privada.
1.Administración.
2.Cuartos de instalaciones.
3.Dependencias sirvientes.
C.Área pública.
1.Recepción.
2.Reunión: salon de actos, exposiciones...
3.Dependencias sirvientes.
EL DEPÓSITO.
-Es el espacio mas importante dentro del archivo, porque es donde se encuentran los documentos.
-Debe ocupar el sitio mas alto del edificio.
-No debe situarse bajo la cubierta del techo.
-No debe situarse en los sotanos.
-Su ubicación ideal sería en la primera planta al lado del suelo y lejos de la cubierta del edificio.
-Las medidas deberán estar en los 200-250 metros cuadrados.
-La altura no debe rebasar los 2,50 metros.
-Aislados del resto de dependencias.
-Fuerte resistencia mecánica.
-Suelos de hormigón.
-Provistos de puertas metalicas cortafuegos.
CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD.
Los factores que hay que tener en cuenta en la conservación de los documentos son:
1.Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
El exceso de humedad es uno de los principales problemas y se controla mediante la instalación de aire acondicionado y aparatos deshumificadores.
La luz solar es otro problema ya que los rayos ultravioleta atacan el papel y la tinta. Se previene evitando los grandes ventanales y orientando el depósito hacia el sur.
2. El polvo y la contaminación.
Instalación de aire acondicionado y limpieza del depósito.
3. El fuego.
Materiales incombustibles, vias de evacuación, sistemas de extinción...
4. Los factores biológicos.
Limpiar el depósito, desinfectar con insecticidas, controlar la humedad...
5.La instalacion eléctrica y de seguridad.
Sistemas de protección de robo, tomas de electricidad con cubiertas de seguridad...
EL MOBILIARIO.
Tiene que cumplir una serie de características: solidez, buen acabado físico,buan acabado químico, buena ventilación y comodidad.
El mobiliario se puede dividir en tres sistemas:
1.Mobiliario horizontal: cajoneras.
2.Mobiliario vertical: estanterias fijas, compactus, archivadores verticales, mamparas múltiples,portaplanos horizontales.
3.Mobiliario para documentos enrollados.
UNIDADES DE INSTALACION/SISTEMAS DE PROTECCION INDIVIDUAL.
-Enrollado: conservación y porterior almacenaje de documentos de gran formato.
-Carpetas: es el sistema de protección clásico, válido para la conservación de documentos pero incómodo para su consulta.
-Carpetas con ventana-paspartu:indicadas para documentos de pequeño y medio formato y recomendables para los documentos que se van a exponer frecuentemente.
-Legajo: consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, los documentos se depositan dentro.
-Sobres y camisas:protección individual.
-Cajas de protección para libros y documentos:para libros con encuadernación rica en materiales y trabajo artesanal.
